Arbeitszimmer als Betriebsvermögen - steuerliche Falle vermeiden

Die steuerliche Falle

Der Unternehmer Schlau, der nicht steuerlich beraten wird, hat in den Jahren 2000 - 2022 jährlich 700 Euro als anteilige Betriebskosten für Strom, Heizung, Wasser, Versicherungen usw. für die Nutzung seines Arbeitszimmers in den Einkommensteuererklärungen geltend gemacht.

Das Arbeitszimmer nutzt er zur Verwaltung seines Hausmeisterservices.

Zum Jahresende 2022 gibt Schlau den Gewerbebetrieb auf. Das Finanzamt korrigiert seinen Gewinn um den Entnahmewert des Arbeitszimmers wie folgt:

25.000 Euro Entnahmewert - 1.840 Euro Buchwert = 23.160 Euro Entnahmegewinn. Obwohl Schlau in den Jahren seines Gewerbebetriebes, also in 23 Jahre je 700 Euro = nur 16.100 Euro für das Arbeitszimmer geltend gemacht hat, muss er nun 23.160 Euro versteuern.

Was war passiert?

Zunächst hatte Schlau es versäumt, jährliche Abschreibungen in Höhe von 920 Euro zusätzlich in seiner Einkommensteuerklärung geltend zu machen, da ihm der Wert des Arbeitszimmers nicht bekannt war. Das wären in den 23 Jahren immerhin insgesamt 21.160 Euro zusätzliche Ausgaben gewesen. Trotzdem muss er den Entnahmegewinn versteuern.

Der Entnahmegewinn ergibt sich durch die Zuordnung des Arbeitszimmers zu seinem Betriebsvermögen.

Wäre Schlau der § 8 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) bekannt gewesen, hätte er andere Möglichkeiten suchen können, die Kosten für sein Arbeitszimmer geltend zu machen oder ganz darauf zu verzichten.

Im § 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung steht:

„Eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile brauchen nicht als Betriebsvermögen behandelt zu werden, wenn ihr Wert nicht mehr als ein Fünftel des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 Euro beträgt.“

Im obigen Beispielfall betrug der Wert des Arbeitszimmers zu Beginn des Gewerbebetriebes 23.000 Euro. Insoweit war der § 8 EStDV nicht anzuwenden und das Arbeitszimmer mit der eigenbetrieblichen Nutzung dem Betriebsvermögen des Hausmeisterservices zu zuordnen.

Gab es Alternativen?

Es gibt mehrere Alternativen:

Wenn die Fläche und der Wert im Rahmen des § 8 EStDV bleiben, erfolgt keine Versteuerung bei der Aufgabe des Gewerbebetriebes. Schlau hätte trotzdem die Abschreibungen in Höhe von 4% des anteiligen Wertes des Arbeitszimmers jährlich geltend machen können.

oder

Nutzt Schlau das Arbeitszimmer weniger als 50% für seine eigenbetrieblichen Zwecke, dann kann er selber bestimmen, ob eine Zuordnung zum Betriebsvermögen erfolgen soll. Auch ohne Zuordnung zum Betriebsvermögen kann er anteilige Kosten und Abschreibungen geltend machen.

oder

Wenn Schlau die Verwaltung seines Hausmeisterservices in einer Arbeitsecke erledigt, dann war von 2020 - 2022 der Ansatz der Homeoffice-Pauschale in Höhe von 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro pro Jahr möglich. Ein Ansatz war für alle Tage möglich, an denen Schlau ausschließlich in seiner Arbeitsecke gearbeitet hat. Bei entsprechender Organisation ist damit auch ein großer Teil seiner anteiligen Kosten abgegolten. Eine Entnahmeversteuerung wäre vermieden.

Was ist neu?

Seit dem 01.01.2023 gibt es grundlegende Änderungen:

Die Homeoffice-Pauschale wurde auf 6 Euro pro Tag erhöht und gilt nun auch für Tage, an denen der Arbeitnehmer oder Unternehmer nur kurze Zeit im Homeoffice gearbeitet hat, sofern sie oder er an diesem Tag überwiegend im Homeoffice war und keinen anderen Büroarbeitsplatz aufgesucht hat. Gibt es gar keinen anderen Büroarbeitsplatz, dann ist es unschädlich, wenn die Unternehmer oder Arbeitnehmer am selben Tag auswärtig tätig waren oder die Tätigkeitsstätte aufgesucht haben. Ab diesem Jahr beträgt der Höchstbetrag der Homeoffice-Pauschal sogar 1.260 Euro.

Ein häusliches Arbeitszimmer wird nur noch anerkannt, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Das heißt, dass Arbeitnehmer oder Unternehmer ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen können, wenn sie ihre Arbeitszeit zu mehr als 50% dort verbringen. Das ist dann nur noch bestimmten Berufszweigen vorbehalten. Für den Abzug von Kosten dürfen weiterhin die nachgewiesenen Kosten oder eine Pauschale ebenfalls in Höhe von 1.260 Euro (Neu!) zum Ansatz gebracht werden.

Das heißt, die nachgewiesenen Kosten oder die Pauschale können nur in Anspruch genommen werden, sofern - wie bisher - weitere Voraussetzungen vorliegen (separater Raum, untergeordnete private Mitbenutzung usw.) Dafür müssen keine Ausgaben nachgewiesen werden. Nutzen mehrere Personen ein Arbeitszimmer abwechselnd, dann kann jede der Personen die Pauschale abziehen. Die Pauschale wird auch zeitanteilig gewährt, wenn das Arbeitszimmer nur monatsweise genutzt wurde.

Tipp!

Sie sehen, es bleibt kompliziert! Ob Arbeitszimmer oder Homeoffice günstiger ist, ist im Einzelfall zu prüfen. Arbeitszimmer werden nur unter ganz strengen Voraussetzungen vom Finanzamt anerkannt. Ob die Voraussetzungen vorliegen, ist auch im Einzelfall zu prüfen!

Deshalb lassen Sie sich bitte beraten!

Stand: 15.11.2023