Kassennachschau - Wie verhalte ich mich richtig?

Das Thüringer Finanzministerium hat bei einem „Klimagespräch“ mit dem Steuerberaterverband Thüringen e.V. und der Steuerberaterkammer Thüringen angekündigt, in diesem Jahr verstärkt Kassennachschauen durchzuführen.

Insbesondere Restaurants, die Hinweisschilder an den Eingangstüren haben, auf denen steht: „Vorübergehend keine Kartenzahlung möglich“, stehen unter dem Generalverdacht, „… dass in dem Unternehmen betrogen werden soll …“. Der gleiche Verdacht entsteht, wenn Barzahler Rabatt bekommen. Somit werden Kassennachschauen vorzugsweise in Unternehmen durchgeführt, in denen bar oder mit Karte bezahlt wird. Also in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in den Dienstleistungsunternehmen.

Kassennachschauen können aber auch in allen anderen Unternehmen erfolgen.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau wurde mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz)“ eingeführt und ist im § 146b Abgabenordnung geregelt. Bei einer Kassennachschau kommen Finanzbeamte während der Geschäftszeiten in das Unternehmen und prüfen die Kasse. Im Vorfeld einer Kassennachschau kommt es häufig zu „Testkäufen“ der Finanzverwaltung.

Was wird geprüft?

Bei der Nachschau wird, zum Beispiel, folgendes geprüft (vereinfacht und nicht abschließend):

- Wie werden die Umsätze in der Kasse erfasst?

- Werden elektronische Kassensysteme eingesetzt und sind diese zertifiziert (TSE)?

- Wer hat Kassenzugriff und wie sind die genauen betrieblichen Abläufe?

- Wird die Belegausgabepflicht eingehalten?

Das Finanzamt ist berechtigt, die Kassendaten zu exportieren, damit sie im Finanzamt weiter geprüft werden können.

Welche Vorbereitung ist nötig?

Zunächst müssen die Zahlungsvorgänge im Unternehmen standardisiert werden. Es muss klare Festlegungen dazu geben, einschließlich zu den Zugangsberechtigungen der Kasse. Die gesetzlichen Vorschriften zu den Aufzeichnungspflichten (Einzelaufzeichnungen, offene Ladenkasse usw.) müssen eingehalten werden.

Tipp!

In bestimmten Fällen ist eine Dokumentation der Kassenführung in einer Verfahrensdokumentation zu empfehlen. Wir beraten Sie sehr gerne dazu!

Was ist bei der Kassennachschau zu beachten?

• Prüfungsanordnung und Dienstausweis: Fordern Sie von den Prüfern die Prüfungsanordnung und den Dienstausweis an. Diese sollten gezeigt und überprüft werden. Die       Prüfungsanordnung ist Ihnen zum Verbleib auszuhändigen.

• Information des Inhabers: Versuchen Sie, den Unternehmer zu kontaktieren. Falls er nicht vor Ort sein kann, sollte er eine autorisierte Person benennen, die die Kassen-Nachschau begleiten kann.

• Verschiebung der Nachschau: Falls der Inhaber nicht erreichbar ist, können die Prüfer gebeten werden, die Kassen-Nachschau zu verschieben, bis der Inhaber anwesend sein kann.

• Kassensicherung: Es wird eine Kassensicherung durchgeführt, daher sollten die Tagesabschlüsse regelmäßig durchgeführt und Kassendifferenzen nachvollziehbar dokumentiert werden.

• Kooperation: Bieten Sie den Prüfern Ihre Kooperation an und beantworten Sie deren Fragen nach bestem Wissen und Gewissen.

• Dokumentation: Halten Sie während der Kassen-Nachschau alle relevanten Abläufe und Ergebnisse schriftlich fest. Dokumentieren Sie alle Schritte und Ergebnisse sorgfältig.

Tipp!

Informieren Sie die Kanzlei bei einer Kassennachschau. Wir kümmern uns um alles Weitere.

Stand: 13.03.2024