Fehler bei der Rechnungserstellung vermeiden

Rechnungsangaben

Rechnungen an Kunden müssen bestimmte Angaben enthalten, um anerkannt zu werden.

Einzelheiten dazu finden Sie hier:

https://krause-steuerberater.de/downloads.php

Tipp! Tipp!

Für Fragen dazu stehen wir gerne zur Verfügung!

Fortlaufende Rechnungsnummer 

Große Bedeutung für eine ordnungsgemäße Rechnung kommt der Rechnungsnummer zu. Grundsätzlich soll diese fortlaufend sein. Geregelt ist das im § 14 Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuergesetz.

Dort steht:

 „… Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

…

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

…“

Sind die Rechnungsnummern nicht fortlaufend, entsteht sofort der Verdacht, dass eventuell nicht alle Rechnungen verbucht wurden. Ist das der Fall, ist das Finanzamt zu einer Schätzung des Gewinns berechtigt. Die Mandanten dürfen dann eventuell Steuern auf Einnahmen zahlen, die sie gar nicht hatten. Jede Hinzuschätzung fällt zu Gunsten des Finanzamtes aus. Dort nennt man es „Sicherheitszuschlag“.

Fehler vermeiden - Unsere weiteren Tipps!

Vermeiden Sie Fehler:

- Verwenden Sie unbedingt fortlaufende Rechnungsnummern!

- Treten trotzdem Lücken auf, dann dokumentieren Sie warum. z. B. weil die Rechnung storniert wurde.

- Mitunter scheuen Unternehmer die Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer, weil sie gegenüber den Kunden die Anzahl ihrer geschriebenen Rechnungen nicht angeben wollen. Fangen Sie einfach mit 50 oder 100 oder 1000 an und nummerieren Sie dann lückenlos durch.

- Gern möchten Unternehmer, dass aus der Rechnungsnummer das Jahr ersichtlich ist. Auch das ist möglich, sobald nach oder vor der Jahreszahl eine fortlaufende Rechnungsnummer folgt.

- Kombinieren Sie die Jahreszahl in diesen Fällen nicht nur mit der Kundennummer. Achten Sie auf eine separate fortlaufende Rechnungsnummer!

- Selbstverständlich können Rechnungen auch mit Word- oder Excel-Vorlagen erstellt werden. Bitte achten Sie dabei aber besonders genau, dass keine Lücken oder doppelte Rechnungsnummern vergeben werden.

- Deshalb empfiehlt sich ein professionelles Rechnungsprogramm, bei dem dann z. B. auch Artikel, Bezeichnungen, Preise usw. hinterlegt und immer wieder aufgerufen werden können.

- Diese Programme sichern auch die zeitnahe Festschreibung der elektronischen Daten, die die Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ist. Wird das durch Ihr Rechnungsschreibungsprogramm nicht gewährleistet, ist das Programm sein Geld nicht wert.

- Wird die Rechnung mittels Word- oder Excel-Vorlage geschrieben, dann drucken Sie die Rechnungen unbedingt aus und heften diese lückenlos ab.

- Wir empfehlen den Einsatz von Auftragswesen Next und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Für Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter gerne zur Verfügung!

Stand: 29.05.24