Aufbewahrungsfristen von Unterlagen und Daten

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen und Daten

Was gilt grundsätzlich?

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind im § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Danach sind

- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

- Buchungsbelege und

- Zollunterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der EU

10 Jahre aufzubewahren

sowie

- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (gilt handelsrechtlich auch für Lieferscheine),

- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,

- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

6 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt entweder mit der letzten Eintragung in Bücher und Aufzeichnungen, des Empfangs oder des Absendens bei Handels- und Geschäftsbriefen und des Entstehens bei den restlichen Unterlagen.

Was ist bei der Aufbewahrung von digitalen Daten zu beachten?

Umfang der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO beziehen sich auf alle steuerlich relevanten Bücher und Aufzeichnungen. Dies umfasst sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente. Es ist wichtig, dass alle diese Dokumente ordnungsgemäß und vollständig aufbewahrt werden.

Elektronische Dokumente

Elektronische Dokumente müssen in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht oder verändert werden dürfen. Die Integrität der Daten muss jederzeit gewährleistet sein.

Maschinelle Auswertbarkeit

Alle steuerlich relevanten Daten müssen so gespeichert werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Jegliche Umwandlung in Formate, die diese Auswertbarkeit einschränken, ist unzulässig. Das bedeutet, dass die Daten technisch und mathematisch korrekt ausgewertet werden können.

Dokumentation des Scanvorgangs

Wenn Papierdokumente elektronisch erfasst werden, muss das Verfahren dokumentiert werden. Es ist essenziell, dass die Qualität der Scans gewährleistet ist, um die Originaldokumente ordnungsgemäß zu ersetzen. Dies bedeutet, dass ein nachvollziehbares und überprüfbares Verfahren zur Digitalisierung implementiert sein muss. Das Verfahren muss in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden.

Systemwechsel und Datenmigration

Bei einem Wechsel der IT-Systeme oder einer Datenmigration muss die Integrität und Auswertbarkeit der Daten erhalten bleiben. Es ist nicht notwendig, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, sofern die neuen Systeme gleichwertige Auswertungen ermöglichen. Achten Sie darauf, dass alle Daten korrekt und vollständig übertragen werden.

Diese Punkte sind essenziell, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und mögliche Probleme bei steuerlichen Prüfungen zu vermeiden.

Tipps:

Sortieren Sie Ihre Geschäftsunterlagen und Daten nicht nach der Länge der Aufbewahrungspflicht, sondern nach Geschäftsjahren. Bewahren Sie jedes Geschäftsjahr 10 Jahre nach dem letzten Eintrag, Erhalt, Versenden oder Entstehen auf. Vernichten Sie die Unterlagen dann jahresweise. Sie ersparen sich das Sortieren.

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Umsetzung dieser Aufbewahrungspflichten benötigen, stehe wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Stand: 11. Oktober 2024