Die eRechnung - Belastung oder Chance?

Die eRechnung - Belastung oder Chance?

Die Mitarbeiterinnen der Kanzlei und ich wünschen allen Besuchern der Webseite ein frohes neues Jahr 2025!

Was kommt mit der eRechnung auf uns zu?

Weiterhin erreichen uns Fragen zur Einführung der eRechnung zum 01. Januar 2025. Viele Unternehmer haben sich trotz Mandantenrundschreiben und -veranstaltungen erst zum Jahresende damit beschäftigt. Die Kanzlei bietet weiterhin individuelle Unterstützung an.

Für grundlegende Informationen ist der Newsbeitrag aus dem Juli 2024 immer noch aktuell:

https://krause-steuerberater.de/1721387260-steuertipps-juli-2024

Wie geht die Kanzlei bei der Umstellung vor?

Zunächst ist der Empfang von eRechnungen sicherzustellen.

Nachdem wir die auf dem Markt verfügbaren Tools geprüft haben, haben wir uns entschieden, Rechnungen im ZUGFeRD oder X-Format (eRechnungen) ausschließlich über die Software der DATEV e.G. zu bearbeiten. Damit wollen wir sicherstellen, dass die Daten auch noch in mehreren Jahren geöffnet und verarbeitet werden können - und zwar revisionssicher und finanzamtskonform.

Perspektivisch ist der Versand von eRechnungen vorzubereiten.

Eine zwingende Verpflichtung eRechnungen zu schreiben, ergibt sich erst ab 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von über 800.000 Euro bzw. ab 01.01.2028 für Unternehmen mit Umsätzen darunter. Das gilt im Übrigen für alle umsatzsteuerpflichtigen Umsätze, also auch für solche Vermietungsumsätze.

Rechnungen im Word oder Excel-Format bergen schon lange das Risiko, dass Sie nicht mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vereinbar sind. Außerdem kostet die Rechnungserstellung viel mehr Zeit und bindet qualifizierte Mitarbeiter mit Bürokratieaufwand.

Wir empfehlen daher auch für den Versand aller Rechnungen die DATEV-Tools zu nutzen. Die Kosten dafür sind überschaubar.

Ist die eRechnung eine Belastung oder eine Chance?

Wir betrachten die Umstellung auf die eRechnung als Chance in die digitale Welt einzusteigen und damit Zeit zu sparen und die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen.

Mit der Umstellung des Rechnungswesens kann die Digitalisierung vieler Prozesse im Unternehmen beginnen. Wenn Dokumente digital archiviert werden, spart dies Zeit und es kann von überall darauf zurückgegriffen werden. Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Notizen, Lieferscheine, Kalender, Aufmaße, Dokumente, Bilder u.v.m.

Wer die Rechnungen digital aufbewahrt und trotzdem ausdruckt oder einscannt, produziert einen Mehraufwand. Dieser sollte auf jeden Fall weitgehend vermieden werden.

eRechnungen sind außerdem nur an andere Unternehmen verpflichtend. Privatkunden haben weiterhin einen Anspruch auf „sonstige Rechnungen“ (z.B. in Papier oder PDF). Deshalb sollten Sie den Schritt, wann mit dem Versand von eRechnungen begonnen wird, genau überlegen, um zusätzlichen Aufwand durch unnötige Parallellösungen zu vermeiden.

Wichtig ist, die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt zu gehen!

Tipp!

Die Kanzlei unterstützt Sie gerne bei der digitalen Umstellung. Sprechen Sie uns an!

Stand: 08. Januar 2025