Betriebsprüfung und der Zugriff auf E-Mails: Was ist zu beachten?

Betriebsprüfung und der Zugriff auf E-Mails: Was ist zu beachten?

Kann das Finanzamt meine E-Mails einsehen?

Bei einer Betriebsprüfung ist klar, dass die Prüfung von Rechnungen, Verträgen und Nachweisen zu Betriebsausgaben erforderlich ist. In den meisten Fällen hat die Finanzbehörde auch Anspruch auf digitale Buchungsdaten. Doch was passiert, wenn der Prüfer Zugang zu E-Mails verlangt? Ein jüngstes Urteil bietet dazu Erklärungen.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Nicht jede E-Mail unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Laut den Bestimmungen der Abgabenordnung sind vor allem folgende Dokumente relevant:

• Buchhaltungsunterlagen wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Jahresabschlüsse,

• Empfangene sowie versandte Handels- und Geschäftsbriefe, einschließlich E-Mails, die unter diese Kategorien fallen. Diese Regelung wurde bereits durch den Bundesfinanzhof bestätigt.

Wie weit darf das Finanzamt gehen?

In einem aktuellen Fall forderte das Finanzamt einen Betrieb auf, ein digitales Gesamtjournal aller E-Mails zu erstellen, um steuerlich relevante Inhalte herauszufiltern. Der Bundesfinanzhof entschied, dass ein solcher Aufwand nicht zumutbar ist. Es wurde klargestellt, dass kein Gesamtjournal für betriebliche E-Mails erstellt werden muss und private, nicht steuerlich relevante Kommunikation nicht vorgelegt werden muss.

Welche Konsequenzen ergeben sich aus den Urteilen?

Die Urteile des Bundesfinanzhofs haben folgende praktische Implikationen:

• E-Mails, die steuerlich relevant sind, müssen aufbewahrt werden, insbesondere wenn sie Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Verträge enthalten.

• Private E-Mails sind von der Vorlagepflicht ausgeschlossen.

• Ein digitales Gesamtjournal muss nicht angefertigt werden, was den Verwaltungsaufwand für Betriebe reduziert.

Was ist zu beachten?

E-Mails sollten mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Bei einer Anforderung durch das Finanzamt können fehlende E-Mails als Buchhaltungsmangel gewertet werden, was zu Nachzahlungen führen könnte.

Wer entscheidet über die Relevanz?

Der Steuerpflichtige hat das Recht zu entscheiden, welche E-Mails er als steuerlich relevant erachtet. Der Prüfer darf daher nur Zugriff auf diese ausgewählten Mails erhalten.

Zusammenfassung:

• E-Mails, die steuerlich von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden.

• Private E-Mail-Korrespondenz ist nicht zur Vorlage verpflichtet.

• Ein digitales Gesamtjournal ist nicht notwendig.

• Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails beträgt mindestens sechs Jahre.

• Der Betriebsinhaber hat das Recht, die Relevanz von E-Mails selbst zu bestimmen.

Tipp!

Für spezifische Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen der Kanzlei gerne zur Verfügung.

Stand: 19.05.2026