Steuerliche Hürden bei Geschäftsessen: So sichern Sie Ihren Betriebsausgabenabzug

Steuerliche Hürden bei Geschäftsessen: So sichern Sie Ihren Betriebsausgabenabzug

Geschäftliche Bewirtungen sind ein bewährtes Mittel zur Kontaktpflege, stehen jedoch unter besonderer Beobachtung der Finanzverwaltung. Um die steuerlichen Vorteile voll auszuschöpfen und bei Betriebsprüfungen keine bösen Überraschungen zu erleben, müssen strenge formale Kriterien erfüllt werden. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums hat die Anforderungen an den Nachweis von Bewirtungsaufwendungen weiter präzisiert.

Welche Kosten können steuerlich geltend gemacht werden?

Grundsätzlich sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie als angemessen eingestuft werden. Die restlichen 30 Prozent gelten als private Lebensführung und mindern den Gewinn nicht. Erfreulicherweise bleibt der Vorsteuerabzug hiervon unberührt: Sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann die Umsatzsteuer in der Regel zu 100 Prozent geltend gemacht werden. Diese Regelung gilt spezifisch für die Bewirtung von Nichtarbeitnehmern, nämlich betriebsfremder Personen wie Geschäftspartner, Kunden, Interessenten oder Lieferanten.

Was muss zwingend auf dem Bewirtungsbeleg stehen?

Die Anforderungen an die Rechnung hängen maßgeblich vom Rechnungsbetrag ab. Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Grenze von 250 Euro (Brutto) müssen der Name und die Anschrift der Gaststätte, das Ausstellungsdatum, die genaue Leistungsbeschreibung sowie der Rechnungsbetrag und der Steuersatz ersichtlich sein. Eine pauschale Angabe wie „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus; die konsumierten Positionen müssen einzeln aufgeführt sein.

Übersteigt der Rechnungsbetrag die Grenze von 250 Euro, verschärfen sich die Pflichten. In diesem Fall sind zusätzlich die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomen, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der Name des bewirtenden Unternehmens als Leistungsempfänger erforderlich. 

Wie muss die Dokumentation der Teilnehmer aussehen?

Neben dem eigentlichen Kassenbeleg fordert das Finanzamt eine zeitnahe schriftliche Dokumentation der Bewirtung. Hierbei muss das Datum, der konkrete Anlass sowie alle teilnehmenden Personen namentlich genannt werden. Bei der Angabe des Grundes ist Präzision gefragt: Allgemeine Floskeln wie „Informationsgespräch“ oder „Kundenpflege“ werden oft als zu ungenau abgelehnt. Stattdessen sollte der berufliche Kontext oder das konkrete Projekt kurz skizziert werden. Ein Eigenbeleg, der diese Informationen zusammenfasst, sollte fest mit der Originalrechnung verbunden werden.

Was gilt bei elektronischen Rechnungen und digitalen Belegen?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung von Unternehmen und Unternehmen rücken auch digitale Bewirtungsbelege in den Fokus. Elektronisch ausgestellte Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen digitalen Format revisionssicher archiviert werden. Ein bloßer Ausdruck reicht bei einer originär digitalen Rechnung nicht mehr aus. Werden Papierrechnungen digitalisiert (ersetzendes Scannen), muss sichergestellt sein, dass die Verfahrensdokumentation den geltenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entspricht.

Wie wird mit Trinkgeldern korrekt umgegangen?

Trinkgelder sind ebenfalls als Betriebsausgaben abziehbar, unterliegen jedoch oft Dokumentationslücken. Idealerweise wird das Trinkgeld vom Personal direkt auf der Rechnung quittiert. Sollte dies nicht möglich sein, kann die Zahlung über einen Eigenbeleg nachgewiesen werden, wobei auch hier eine zeitnahe Aufzeichnung für die Anerkennung durch die Finanzbehörden entscheidend ist.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Abzugsquote: 70 % der angemessenen Kosten sind als Betriebsausgaben abziehbar, die Vorsteuer ist zu 100 % erstattungsfähig.

• Rechnungsdetails: Ab 250 Euro Gesamtsumme muss zwingend der Name des bewirtenden Unternehmens auf der Rechnung stehen.

• Konkrete Angaben: Eine detaillierte Auflistung der Speisen sowie die namentliche Nennung aller Teilnehmer und des spezifischen Anlasses sind unverzichtbar.

• Digitalisierung: Elektronische Belege müssen gemäß GoBD-Richtlinien manipulationssicher gespeichert werden.

• Trinkgelder: Diese sollten vorzugsweise auf der Rechnung quittiert werden. Wenn das nicht geht, genügt ein Eigenbeleg.

Tipp!

Bei Einzelfragen zu Ihren Belegen oder zur korrekten Archivierung können Sie jederzeit gerne die Mitarbeiterinnen unserer Kanzlei ansprechen. Wir beraten Sie gerne dazu!